Часто, а особли­во, коли оформляв ємо документи на отримання пенсії, стають помітними «огріхи» чиновників у веденні докумен­тації.

Розглядаючи на колегії при голові райдержадміні- страції підсумки проведен­ня огляду стану діловодства, упорядкування та збере­женості документів Націо­нального архівйого фонду в структурних підрозділах районної державної адміні­страції та державних уста­новах району, члени колегії виходили насамперед з важливості цього питання. Тому й основним завданням огляду було глибоке вивчен­ня кола питань, пов'язаних зі станом діловодства та упорядкуванням докумен­тів, заохочення спеціалістів, відповідальних за діловод­ство, до поліпшення цієї роботи, вжиття практичних заходів щодо усунення ви­явлених недоліків, пошуку нових форм роботи у десяти установах, які є джерелом формування Національного архівного фонду.

Аналізувався стан ве­дення діловодства в апа­раті районної державної адміністрації та її відділах — у справах сім'ї, молоді та спорту; регіонального роз­витку, містобудування та архітектури; розвитку інф­раструктури; секторі з пи­тань надзвичайних ситуацій а також державних устано­вах: управлінні юстиції, каз­начействі, управлінні Пен­сійного фонду, районному суді, прокуратурі.

Огляд засвідчив, що в усіх зазначених установах діловодство ведеться згідно з відповідною інструкцією, але виявлено і ряд недоліків в організації роботи з доку­ментами та їх збереженні. Вони стосуються, зокрема, погодження з архівними відділами номенклатури справ, наявності положень про експертну комісію та про архіви. Справа усклад­нюється тим, що є призна­чені особи, відповідальні за архів, але штатні працівники архівів є лише у районному суді.Також лише у цій уста­нові є плани роботи та звіти про роботу.

Окремі приміщення для збереження документів теж мають лише суд, управління державного казначейства, Пенсійного фонду та район­на прокуратура.

Отож умови огляду щодо упорядкування документів до 2008 року включно ви­конано лише двома устано­вами: районною прокурату­рою та районним судом (до 2009 р.включно). Управління державного казначейства, апарат районної державної адміністрації, сектор з пи­тань надзвичайних ситуацій упорядкували документи до 2006 року включно, управ­ління Пенсійного фонду — до 2002 року включно.

Не упорядковані доку­менти з моменту їх ство­рення у відділах: у справах сім'ї, молоді та спорту; ре­гіонального розвитку, міс­тобудування та архітектури; розвитку інфраструктури.

У прийнятому з цього питання розпорядженні за­значається, що всі умови огляду стану діловодства не виконано жодною із пе­ревірених установ. Водно­час за організацію ведення діловодства відповідно до законодавчих актів, забез­печення найбільш ефектив­ного контролю, збережен­ня документів у належному стані відзначено: районний суд (в.о.голови Живцова Олена Анатоліївна); управ­ління Пенсійного фонду (на­чальник Шарко Євген Вікто­рович).

Начальникам відділів, де документи не упорядковані слід ліквідувати до 15 лис­топада виявлені недоліки.